home > Tips & checklists > Checklist kantoorverhuizing

9 maanden vooraf

  • Gefeliciteerd. U heeft uw oog laten vallen op een nieuw pand.
  • Controleer de opzegtermijn van uw huidige huurovereenkomst. Breng de huiseigenaar op de hoogte per aangetekend brief.
  • Moeten er nog aanpassingswerken gebeuren op uw oude of nieuwe locatie? Plan ze zorgvuldig in om verrassingen te voorkomen.
  • Overleg met de eigenaar wanneer u het nieuwe pand kan betrekken.

3 maanden vooraf

  • Ga rond de tafel zitten met het verhuisbedrijf. Stel een realistische planning op voor de verhuisdagen. Verhuist u tijdens de week of in het weekend? Weekendverhuis verstoort uw normale activiteiten minder maar is duurder aan werkuren. Verhuisshop geeft u hierbij graag advies. Conform uw wensen en binnen uw budget.
  • Bespreek in welke volgorde de afdelingen moeten verhuisd worden. Op basis daarvan kan Verhuisshop het juiste aantal verhuiswagens, verhuisliften en verhuizers bepalen.
  • Tijd om uw werknemers in te lichten. Kies het geschikte medium. Dat kan een rondschrijven zijn maar ook intranet. Vergeet niet dat verhuizen ook voor uw werknemers een bron van stress of ongemak kan betekenen. Klare communicatie lost al veel vragen op.
  • Verwittig uw klanten, leveranciers en partners via brief of e-mail. Vergeet daarbij uw toeleveranciers niet: drankenautomaat, planten, kopieertoestellen, printers,… Misschien is dit het moment om uw contract met hen te herzien of (betere) voorwaarden te bespreken?

2 maanden vooraf

  • Breng met Verhuisshop in kaart wat wel en wat niet moet verhuisd worden. Verhuizen is vaak de ideale gelegenheid voor een grote opruimbeurt.
  • Moeten uw archieven mee verhuizen? Externe archiefbewaring biedt misschien een goede oplossing. Ruimte- en kostenbesparend, ook wanneer u huurt. Verhuisshop heeft professionele archiefbewaring in zijn dienstenpakket. Spreek erover met onze adviseurs.
  • Beleg een coördinatievergadering met de projectverantwoordelijken van uw bedrijf en Verhuisshop en zet volgende punten op de agenda:
    • Wat is er nodig voor een vlotte verhuis? Bepaal in samenspraak het benodigde aantal dozen en bakken. Wanneer moeten ze geleverd worden? Is er specifiek beschermingsmateriaal voor meubilair nodig?
    • Dozen, meubilair en toebehoren worden best genummerd. Gebruik hiervoor etiketten die geen lijmsporen nalaten. Verhuisshop levert deze etiketten aan.
    • Nummer de verschillende lokalen en hanteer hierbij de regel van de hotelnummering (eerste cijfer voor verdieping, tweede voor kantoor, …). Plak deze nummers naast de deuren en kleef ze ook op het meubilair en toebehoren.
    • Wie zorgt voor demonteren en monteren van het meubilair? Dat kan door uw eigen mensen maar ook door de meubelleverancier of door onze verhuizers.
    • Hoe accuraat er ook gewerkt wordt, onverhoopt kan er altijd iets fout lopen. Wij adviseren dan ook om een verzekering af te sluiten tegen verhuisschade.
    • Tijdelijke opslag van goederen en archieven kan noodzakelijk zijn tijdens de verhuisperiode. Verhuisshop kan u hierbij helpen. Wij maken u een offerte op maat.
    • Uw IT-infrastructuur bevat een schat aan gegevens. Neem geen risico en zorg voor back-ups. Kantoortoestellen moeten tijdig verhuisklaar gemaakt worden. Gehuurde of geleasede toestellen? Dan is er dikwijls een schriftelijk toelating van het leasingbedrijf nodig.
    • Plan de nodige afspraken met uw IT-afdeling of extern IT-bedrijf voor het aansluiten van de infrastructuur op uw nieuwe locatie.

1 maand vooraf

  • De richtlijnen en de nummering kunnen dan wel op papier staan, zorg er ook voor dat ze in procedures worden vastgelegd. Bepaal ook de volgorde van laden zodat alles netjes op zijn nieuwe plaats belandt.
  • Plastic bakken zijn uitermate geschikt voor losse kantoorartikelen zoals rekenmachines, telefoons, computers, kleine schilderijen,… Voor dossiers en archiefmappen zijn de plastic bakken voorzien van dossierhouders voor het vlot in- en uitladen van hangmappen.
  • Lichter materiaal kan in kartonnen dozen worden ingepakt. Markeer duidelijk dozen of bakken die breekbare voorwerpen bevatten.
  • Plak alle dozen boven en onder stevig dicht. Laad dozen niet overvol. Nooit hoger dan de plooirand, zodat ze vlot en veilig gestapeld kunnen worden.
  • Zet volle dozen na markering samen tegen een muur in het kantoor en niet op meubels of in kasten. Zo blijft meubilair makkelijk vrij voor het verhuizen.
  • Lege meubels, burelen en kasten verhuizen vlotter dan volle. Toch een probleem? Verhuisshop kan ook volgeladen kasten verhuizen. In dat geval dient u dit wel duidelijk vooraf te communiceren.
  • Graag ook vooraf melden of er zware of niet demonteerbare stukken moeten verhuisd worden.
  • Meld uw adreswijziging aan:
    • Gemeentelijke diensten
    • Sociale zekerheid
    • Elektriciteitsleverancier
    • Gasmaatschappij
    • Watermaatschappij
    • Telefoonmaatschappij
    • De Post
    • Abonnementsdiensten van kranten, tijdschriften,…
    • Federaties en beroepsorganisaties
    • Alle leveranciers
  • Zorg voor voldoende parkeergelegenheid tijdens de verhuisdagen. Op verzoek zorgt Verhuisshop voor de noodzakelijke toelatingen en parkeerverbod bij uw gemeente. Gaat het om uw privéparking verwittig dan tijdig de gebruikers.

1 dag vooraf

  • Maak computers en kantoortoestellen verhuisklaar:
    • Toestellen loskoppelen en kabels oprollen
    • Geheugenmodules van computers vastzetten indien nodig
    • Toners en sorteerladen uit kopieerapparaten verwijderen
  • Bespreek met de schoonmaakfirma de reiniging van de lokalen na uw vertrek.

De verhuisdag zelf

  • Kom ruim op tijd. Wijs per afdeling een verantwoordelijke aan die erop toeziet dat alles volgens plan verloopt. Verhuisshop voorziet op het oude en nieuwe adres een projectcoördinator.
  • Zorg voor aangepaste toegangscontrole op het oude en nieuwe adres om inbraak en vandalisme te voorkomen.
  • Installeer een kleine helpdesk voor probleemoplossingen.
  • Tijdens de verhuis moeten in- en uitgangen altijd vrij zijn en vrij blijven. Zorg ervoor dat gangen en liften vlot toegankelijk zijn.
  • Verhuisshop draagt zorg voor de bescherming van ramen, vensterbanken, liften en natuurstenen vloeren. Is er iets wat vraagt om speciale aandacht? Onze adviseurs bespreken het graag.

Na de verhuizing

  • Kijk na of alle adreswijzigingen goed zijn doorgevoerd:
    • Bank(en)
    • Verzekeringsmaatschappij
    • Inschrijvingsbewijzen van de bedrijfswagens
    • Breng ook de fiscus op de hoogte
  • Na de verhuis komt Verhuisshop alle lege dozen en bakken ophalen. Geef ons een seintje om de datum vast te leggen.
  • De klus is geklaard en tot een goed einde gebracht. Organiseer een borrel voor al uw medewerkers. Zo zit de sfeer meteen weer goed en is uw bedrijf snel terug op snelheid.

Transpose Removals BV
Apolloweg 321
8239 DC Lelystad
Netherlands

Tel. +31 (0) 320 260196
Fax. +31 (0) 320 260862
E-mail. info@verhuisshop.eu